Bugün iş dünyasına yönelik kongre ve konferanslarda dijital dönüşümün sık olarak konu alındığını görüyoruz. Son yıllarda, Türkiye’de iş dünyası dijital dönüşümü bir hayli ciddiye alıyor gibi görünüyor. Neredeyse herkes dijitalleşmeden bahsediyor. Uygulamaya gelindiğinde ise, aslında konuştuklarımızın çok gerisinde olduğumuzu görüyoruz, mesela çalışanlara bir Excel eğitimi aldırmak dijitalleşme yatırımı olarak görülebiliyor.

Her ne kadar ülkemizde henüz dijitalleşme üzerinden rakiplerine fark atarak büyük başarılar yakalayan şirketler olmasa da, çok yakın bir gelecekte, dijitalleşmeyenin ayakta kalamadığı bir dünya bizleri bekliyor olabilir. Özellikle KOBİ’ler için bir fırsat olarak görülebilecek dijital dönüşümde, KOBİ’lerin genellikle başarısız olduklarını görüyoruz. Bu başarısızlığın en büyük nedenlerinden birisi KOBİ’lerin düşük dijital okur yazarlığı olarak görülüyor. Bu ise şu anlama geliyor; KOBİ’ler her ne kadar rekabet anlamında farklılık yaratmak istese de ERP, bulut bilişim, büyük veri gibi kavramların ne olduğunu bilmiyor. Başarısızlığın sebebini tek bir nedene bağlamak mümkün değil. Her ne kadar yetersiz kaynaklar büyük bir rol oynasa da doğru yeteneklerin seçilmemesi, çalışanların isteksiz olması ve yenilikçi olmayan kültür gibi faktörler de dijital dönüşüm sürecinin başarısızlıkla sonuçlanmasına neden oluyor.  Bu yazıda KOBİ’lerin neden dijital dönüşüm süreçlerinde daha az yol aldıklarını detaylı olarak inceleyeceğiz.

Dijital Dönüşüm Nedir?

Dijital dönüşümün ne olduğunu anlatabilmek için aslında neden hayatımıza girdiğine bakmak gerekiyor. Herkesin duyduğu bir kavram: Endüstri 4.0. Bu kavramın ortaya çıkışı, Çin gibi nüfusu çok fazla olan ülkelerin ucuz iş gücü ile çok sayıda üretim yaparak maliyetleri başkaları için rekabet edilemeyecek düzeye düşürmesi ile ilgili. Batı ülkeleri ayakta kalmak için ya Çin’in yaptığını yapmak zorunda ya da insan faktörünü süreçlerinden olabildiğince çıkarmak durumunda. Nüfusu az olan batı ülkelerinin bu durumla rekabet edebilmesinin tek yolu, dijitalleşme, yani yeterince insan olmadığı için, insanların yaptığı işlerin bilgisayarlar tarafından yapılması.

Bu yüzden dijital dönüşüm dendiğinde bir şirketin üretim, pazarlama, satış, ar-ge, insan kaynakları ve hatta teknik bakım gibi aslında tüm süreçleri kastediliyor. Yani insana olan gereksinimi azaltarak, maliyetleri düşürmek önemli amaçlardan biri. Aynı zamanda dijitalleşme; süreçlerde mükemmelleşmeyi ve özelleştirilmiş üretim yapılması gibi avantajları da beraberinde getiriyor ki kişiye özel üretim Çin’in düşük maliyetle yapmayı başaramadığı şeylerden biri.

Hata: Dijital dönüşümü sosyal medya iletişimi ve web sitesi gibi araçlara indirgeyerek pazarlama fonksiyonunun içine hapsetmek

Dijital dönüşümün ne olduğunun tam olarak anlaşılamaması aslında dijital dönüşümün sunabileceği fırsatları da göremememize yol açıyor. Dijital dönüşümü sosyal medya iletişimi ya da web sitesi ile sınırlayan bakış açıları, dijital dönüşümü pazarlama fonksiyonunun içine sıkıştırıyor. Oysa birçok üretici tarafından yıllardır kullanılan yazılımlara bugün baktığımızda, müşteriye ürün önerilmesi, satışın yapılması, siparişin alınması, üretim ve lojistik gibi birçok detayın artık insan faktörünü devreden çıkararak yapılmasının mümkün olduğunu görüyoruz. Üstelik bu yazılım firmalarının geleceğe yönelik de çılgın denilebilecek projeleri bulunuyor.

Bu yüzden dijital dönüşümü yalnızca pazarlama fonksiyonuna hapsetmek ya da sosyal medya ve web siteleri ile sınırlamak KOBİ’lerin büyük resmi kaçırmalarına neden oluyor.

 

KOBİ’ler İçin Dijital Dönüşümde İnsan Faktörü

Dijital dünya Türkiye için çok yeni sayılabilir. Belli bir yaşın üzerindeki kişiler, hayatlarının çoğunu bilgisayarların olmadığı bir dünyada geçirdiler. Dijital dünyaya en hakim olanlarsa dijital dünyanın içine doğanlar. Dijital dünyaya doğanlar, eğer girişimcilik yapıp da kendi şirketlerini kurmadılarsa, henüz yöneticilik pozisyonuna gelecek kadar uzun süre çalışmadılar. Yani kısacası yöneticiler, dijital dünyaya uzak. Onlara bu dünyanın sunabileceklerini anlatacak uzman sayısı ise az. Dijital dünyaya doğanlar henüz iş dünyasını öğrenmediler, yöneticiler ise henüz dijital dünyaya adapte olamadılar. Bu yüzden KOBİ’ler dijitalleşme konusunda zorlanıyorlar.

Eksik: Yöneticilerin dijital dünyaya hakim olmaması, bu açığı giderek uzmanların yetiştirilememesi

Dijital dünyanın bir diğer özelliği ise sürekli değişim içinde olması. Her geçen dakika yeni bir yazılım geliştiriliyor. Hal böyle olunca bu hızı yakalayabilecek uzman ve danışmanların sayısı da fazla değil. KOBİ’lerin bu uzman ve danışmanlara ulaşmak için çaba sarf etmesi gerekiyor.

KOBİ’lerin dijital dönüşüm sürecinde insan faktörüyle ilgili karşılaştıkları en büyük sorunlardan bir diğeri de, teknik süreçler inşa edilirken, süreç içerisindeki insanların adaptasyon ve eğitiminin atlanması. Dijital dönüşüm tüm şirketi ilgilendiren bir yapı olarak ele alındığında, aslında bu sorunun da ortadan kalkması mümkün. Yani süreçler dijitalleşirken, çalışanlar da o dijital dünyaya uygun teknik bilgi ve yetkinliklerle donanıyor olmalı. Böyle olmadığı takdirde dijitalleşen süreçleri yönetmek zorlaşıyor, hatalar artıyor ve çalışanlar yaşadıkları sorunlardan “dijitalleşmeyi” sorumlu tutuyor. Bu da elbette şirket içinde direnç yaratıyor, dijitalleşme sürecinin verimli olacağına dair inanç azalıyor. Eğer şirket içinde geçmişte başarısız bir dijital dönüşüm süreci yaşanmışsa, insanları yeni bir dönüşüme ikna etmek daha zor olabilir. Bu nedenle dijital dönüşümü hedefleyen KOBİ’lerin bu süreci doğru yönetmesi, tüm şirkete yayması ve insanları gerekli teknik bilgi ve yetkinliklerle donatması şart.

Hata: Dönüşüm sırasında teknik süreçler inşa edilirken, süreç içerisindeki insanların adaptasyon ve eğitiminin atlanması.

Dijital dönüşümden kimin ya da kimlerin sorumlu olduğunun bilinmemesi de bir diğer etken. Dijital dönüşüm sırasında, yeni ekipler kurmak, bu ekiplerin görev tanımlarına dönüşümle ilgili görevlerini de ekleyerek şirket içinde farkındalık yaratmak KOBİ’ler için dijital dönüşüm sürecini kolaylaştırabilir.

 

Dijital Dönüşümde Tasarım

Dijital dönüşümdeki en önemli adımlardan biri, süreç tasarımıdır. Diyelim ki ayda yaklaşık 100 eğitim veren ve 10 eğitmenle çalışan bir danışmanlık şirketisiniz ve operasyon süreçlerinizi dijitalleştirmek istiyorsunuz. Böylece operasyondan sorumlu kişinin iş yükünün azalmasını, süreçte insana bağlı hataların minimuma inmesini hedefliyorsunuz. İlk yapmanız gereken, operasyondaki kişinin bir eğitimi nasıl planladığını anlamak, yani süreci çıkarmak. Süreci çıkardıktan ve optimize ettikten sonra ancak sizin için uygun yazılımı tasarlayacak şirketlerle iletişime geçmelisiniz.

Hata: Yazılım şirketlerinin standart yazılımları ile ilerlemek, dijital dönüşüm süreciniz için yetersiz kalacaktır.

Dijital dönüşümü bir yolculuk gibi ele almak gerekir. Belli aşamalar koymadan büyük giriş maliyetleri olan süreçler dizayn edilmesi risklidir. KOBİ’ler unutmamalılardır ki, şirket içindeki olumsuz bir dijital dönüşüm deneyimi, ondan sonra gelecek dönüşüm süreçlerini de olumsuz etkileyecektir.

Her şirketin her süreci dijital dönüşüme uğramak zorunda değildir. Her fonksiyon buna uygun olmayabilir ya da henüz zamanı gelmemiş olabilir. Dijital dönüşüm sürecinde şirket ihtiyaçlarının, sorunlarının ve verimsiz yerlerin doğru tespit edilmesi gerekir, aksi halde boşuna yatırım yapılıyor olabilir.

KOBİ’ler olarak dijital dönüşüm ile ilgili hizmet alırken, ROI ve maliyet – geri dönüş hesaplamaları yapılmasını istemelisiniz. Aksi halde yanlış fonksiyon ya da süreçlere yatırım yapar ve bunun farkında bile olmayabilirsiniz.

Çevresel Faktörler

Hata: Ekonomik belirsizlikler yüzünden yatırım yapmamak

KOBİ’lerin dijital dönüşümde başarısız olmalarının en önemli nedenlerinden biri de, ülkemizdeki ekonomik belirsizlikler ve yöneticilerin yeni yatırımlara karşı isteksiz olması. Aslında risk almadığımız için risk aldığımız bir noktadayız çünkü dijitalleşme dünya çapında çok hızlı gelişiyor ve yayılıyor. KOBİ’ler bir sabah uyandıklarında ürettikleri bir ürün ya da sundukları bir hizmetin artık gereksiz olduğunu ya da çok daha ucuza başkaları tarafından kolaylıkla sunulduğunu görebilirler. Türkiye’de henüz dijital dönüşüm rekabette rahatsız eder bir boyuta ulaşmadığı için şimdilik sorun yok gibi görünüyor, fakat bu her zaman böyle kalmayacak. Dijital dönüşüm süreçlerinde gerekli olan çalışmalar yerine PR niteliğindeki popülist süreçlere yatırımların yapıldığını görmek de oldukça yaygın ve bu da KOBİ’lerin dijitalleşme konusunda başarısız olmalarının nedenlerinden biri.

Teknoloji Kullanımı

Hata: Sektörlere göre değişen teknolojiler yerine standart süreçleri takip etmek

Tüm sektörler birbirinden farklı özelliklere ve dinamiklere sahip. Bu nedenle dijital dönüşüm sürecinde de bu farklılıkların gözetilerek uygulamaya geçilmesi gerekiyor. Hizmet sektörü özelinde online veri toplama yoluyla müşteri etkileşimleri ve hizmet optimizasyonu sağlanıyor. Diğer yandan üretim sektörü özelinde ise IoT ile süreçler arası bağlılık, otomasyon ve üretim süreçlerini iyileştiren dijital dönüşüm uygulamaları tercih ediliyor.

Özellikle e-ticaret alanında faaliyet gösteren şirketlerin dijital dönüşüm sürecinde birçok avantajı bulunuyor. Pazaryeri entegrasyonu bu avantajlardan en önemlisi. Baştan sona entegre edilen ödeme, sipariş takibi, stok takibi sistemleri dönüşümün ilk aşamasını oluşturabilir. İlerleyen aşamalarda kaynak sağlandıkça sistem optimizasyonu yapılarak pazaryerlerini kullanarak daha fazla müşteriye ulaşmak mümkün olacaktır.

Sektöre Özel Teknoloji Kullanımı Stratejisi

Her ne kadar bulut bilişim, IoT, sosyal medya ve mobil teknolojiler sayesinde sınırsız seçenekler sunulsa da teknolojiden de önce gelen bir faktör var: dijital dönüşüm uygulama stratejisi. İşletmelerden değişimin planlanması ve yönetilmesi sürecin en önemli aşamalarından birisini oluşturuyor. Özellikle de KOBİ’ler gibi kısıtlı kaynağa sahip işletmeler düşünüldüğünde dönüşüm sürecinde kullanılacak kaynakların planlanması büyük önem taşıyor.

Üretim sektöründe mobil uygulama entegrasyonu, son kullanıcıdan ziyade terminaller ve çalışanlar arasındaki iletişimi destekleyebilir. Diğer yandan orijinal ürün üreticileri (OEM) için bulut bilişim sayesinde süreç kontrolü ve stok takibi daha etkin hale getirilebilir. Öte yandan İşletme Zekası araçları sayesinde KOBİ’ler işletmelerinin genel görünümünü ele ederek optimizasyona ihtiyaç duyan alanları geliştirebilir. 

Çalışan Direnci

Dönüşüm şirket içinde benimsenmediği sürece asla istenilen etkiyi yapmayacaktır. Ancak tamamen yeni bir teknolojiye geçmek de çalışanlar açısından sorun oluşturabilir. Bu da teknoloji entegrasyonuna karşı çıkma, yeni sistemleri kullanmayı reddetme veya kaytarma gibi çalışan davranışlarına yol açabilir. 

Dijital dönüşüm sürecinde çalışanların her aşamada dahil edilmesi büyük önem taşır. Ayrıca çalışanlara gerekli teknik eğitimlerin sağlanması da dönüşümün kalıcı olması adına gereklidir. Entegre edilecek yeni teknolojilerin ve süreçlerin, şirket içi eğitimlerle çalışanlara sunulması gerekir. Şirket kültürünün de yenilikçi olması çalışan direncini kırmak açısından faydalı olacaktır. 

Yıpranmış Çalışan ve Yenilikçi Olmayan Kültür

Çalışan direncinin yanı sıra yıpranmış çalışanlara sahip şirketler de dönüşüm sürecinde başarısızlıklarla karşılaşıyor. Uzun süre aynı şirkette çalışan kişiler, bir noktadan sonra tükenmişlik gibi sorunlarla karşılaşabiliyor. Çalışanların psikolojik sağlıkları da dijital dönüşümün başarısı ya da başarısızlığında büyün rol oynuyor. 

Bunun yanı sıra yenilikçi olmayan kültür de şirketlerin dönüşüm stratejilerini etkiliyor. Başarılı bir örgütsel değişim için yeniliğin ve değişimin şirket kültürü olarak benimsenmesi önemli. Aslında başarının sırrı yüksek seviyede teknoloji entegrasyonundan ziyade şirketin her aşamasında entegrasyonun ne kadar benimsendiğiyle alakalı. KOBİ’ler her geçen gün daha fazla işletme yazılım çözümlerine ve analitik araçlarına sahip oluyor. Bu araçların şirket paydaşları tarafından benimsenmesi ve uygulanması yaşanabilecek başarısızlıkların önüne geçmeye yardımcı olabilir. 

Çözüm Sağlayıcılara Ulaşmadaki Zorluk

KOBİ’lerin dijital dönüşüm sürecini gerçekleştirmek için yardım almaları gerekir. Türkiye’de Dijital Dönüşüm Merkezi gibi birçok girişim bulunsa da KOBİ’lerin bu girişimleri bulma ve bu girişimlerden faydalanma oranı düşüktür. 

Çözüm sağlayıcılar, KOBİ’lerin faaliyet gösterdikleri alana göre en doğru ve en uygulanabilir çözümlerin bulunmasına yardımcı olabilir. Buna ek olarak dönüşüm sürecini planlamaya da yardımcı olarak aceleci davranma gibi sorunların önüne geçer. 

KOBİ’lerin devlet tarafından sunulan fırsatları keşfetmesi bu sorunun önüne geçebilir. Ayrıca KOBİ’lerin dijital dünyaya adapte olmasına yardımcı olacak birçok özel örgüt ve kamu örgütü de bulunuyor. Bu örgütler kaynak kullanımından doğru istihdama kadar birçok alanda yol gösteriyor. Dijital dönüşüm konusunda danışmanlık hizmeti almak, KOBİ’lerin zaten sınırlı olan kaynaklarını en iyi şekilde kullanmasına izin verebilir.

Tek Kanala Odaklanma

KOBİ’lerin dijital dönüşüm süreçlerinin başarısız olmasının diğer bir nedeni de tek kanala bağlı kalmaları. Özellikle e-ticaret söz konusu olduğunda birçok KOBİ dijital dönüşümü sosyal medya kullanımı ve dijital pazarlama aktiviteleri olarak düşünüyor. Bu nedenle de sadece bu iki alana yatırım yaparak diğer kanalları göz ardı ediyorlar.

Aslında e-ticaret alanı dijital dönüşüm açısından sınırsız fırsatlara sahip. Büyük veri, e-ticareti bel kemiklerinden birisi olarak kabul ediliyor. Toplanan veriler sayesinde hedef kitleyi belirlemek, hangi ürüne ne kadar talep olduğunu görmek ve hangi pazarlama kanallarının etkin olduğu belirlemek mümkün. 

Üretim söz konusu olduğunda da sadece otomasyona odaklanma eğilimleri görülüyor. Ancak bu alanda da bulut bilişim, yapay zeka, IoT ve otomasyonu bir arada entegre etmek mümkün. Tek bir kanala odaklanmak yerine birden fazla kanalı bir arada ve birbiriyle ilişkili olarak kullanmak, KOBİ’lerin dijital dönüşüm başarı şansını arttırmaya yardımcı olacaktır.

 

Yukarıda belirtilen tüm faktörler, Türkiye’de faaliyet gösteren KOBİ’leri yakından ilgilendiriyor. Bugünden dijital kültüre ayak uyduran KOBİ’er ise yarın ayakta kalabilme şanslarını arttırıyorlar.